Работа с шаблонами документов в приложениях МойОфис

На вебинаре вы узнаете:
- что такое "шаблон документа" и почему с ним удобнее;
- как создать свой шаблон;
- какой шаблон документа используют приложения МойОфис "по умолчанию" и как его изменить для своих задач









Работа с шаблонами документов в приложениях МойОфис
 00:00:00 Введение в хаб знаний Мой Офис
• Анастасия Горелова представляет хаб знаний Мой Офис.
• Цель хаба - организовать обучение пользователей продуктам Мой Офис.
• В хабе есть девять авторизованных учебных центров, предлагающих обучение для пользователей и инженеров.

00:01:25 Шаблоны в продуктах Мой Офис
• Шаблоны удобны для создания документов по образцу.
• Можно изменить стартовую страницу редактора для форматирования документов.
• Рассматриваются настольные и облачные решения Мой Офис.

00:02:23 Продукты Мой Офис
• Рассматриваются продукты Мой Офис Стандартный и Мой Офис Стандартный для дома.
• Мой Офис Профессиональный включает настольные и веб-редакторы.
• Мой Офис Образование доступен бесплатно для образовательных учреждений.

00:04:46 Опрос о создании документов
• Опрос о способах создания документов: готовые письма, стандартные бланки, другие способы.
• Большинство пользователей используют готовые письма.

00:06:06 Проблемы использования готовых писем
• Готовые письма могут содержать неактуальные данные.
• Потеря исходных документов при сохранении.
• Необходимость отслеживания изменений в данных.

00:10:44 Другие способы создания документов
• Использование горячих клавиш для сохранения документов.
• Проблемы с заполнением бланков и потерей данных.
• Рекомендация использовать другие способы создания документов.

00:13:44 Введение в шаблоны
• Шаблоны - это заранее оформленные документы, которые можно использовать многократно.
• Шаблоны могут быть табличными или текстовыми.
• Для создания шаблонов используется специальный формат, например, .dot или .dotx.

00:14:38 Создание и использование шаблонов
• Шаблоны позволяют создавать копии документов без изменения исходного файла.
• Шаблоны создаются на основе готовых документов и могут быть изменены для индивидуальных нужд.
• Важно использовать единое место для хранения шаблонов, например, облачное пространство.

00:17:54 Виды шаблонов
• Шаблоны могут быть типовыми документами, такими как планы писем или бланки приказов.
• Шаблоны создаются на основе рекомендаций ГОСТ по документообороту.
• Используются шрифты размером 12-14 пунктов и свободные бесплатные шрифты.

00:21:39 Системные шаблоны
• В редакторах документов, таких как Microsoft Office, есть системные шаблоны по умолчанию.
• Эти шаблоны включают параметры, такие как шрифт и поля, которые всегда используются при создании нового документа.
• Системные шаблоны помогают организовать документы и упростить работу с ними.

00:25:54 Создание и замена шаблонов
• Шаблоны типовых документов создаются организациями или регуляторами.
• Для создания шаблона используется готовый документ, из которого удаляются ненужные элементы.
• Важно оставлять только поля, которые будут заполняться, чтобы упростить работу пользователей.

00:29:20 Создание реквизитов в таблице
• Использование таблицы для реквизитов документов.
• Настройка границ для удобства заполнения.
• Создание специальных полей для заполнения.

00:30:19 Удобство заполнения реквизитов
• Ввод номеров и данных на компьютере.
• Равномерное заполнение полей "кому" и "куда".
• Добавление текста и реквизитов в документ.

00:30:55 Сохранение шаблона
• Завершение бланка и сохранение его как шаблона.
• Использование типа файла XOTTT для текстовых документов.
• Создание папки "шаблоны" для удобного хранения.

00:33:16 Создание нового документа на основе шаблона
• Открытие нового документа по шаблону.
• Ввод данных и заполнение полей.
• Сохранение нового документа с новым именем.

00:36:09 Работа с табличными документами
• Пример табеля учета рабочего времени.
• Настройка формул для автоматического подсчета данных.
• Заполнение данных и сохранение документа.

00:38:26 Создание и использование шаблонов
• Создание шаблонов для различных документов.
• Указание табельного номера для удобства.
• Сохранение шаблонов в нужных папках для быстрого доступа.

00:39:45 Системный шаблон
• Системный шаблон можно изменить в Microsoft Office.
• Шаблон может быть текстовым или табличным.
• Для изменения шаблона нужно создать новый шаблон и поместить его в папку "Шаблоны по умолчанию".

00:40:44 Создание нового шаблона
• Пример создания шаблона письма с логотипом и отсечкой.
• Возможность настройки шрифта и других параметров.
• Шаблон сохраняется как шаблон и помещается в папку "Шаблоны по умолчанию".

00:41:41 Применение нового шаблона
• Новый шаблон применяется при создании новых документов.
• Возможность изменения параметров шаблона для удобства.
• Настройки доступны администратору или системным специалистам.

00:43:34 Табличные шаблоны
• Пример табличного шаблона с логотипом и раскрашенными ячейками.
• Возможность закрепления верхних строк и изменения шрифта.
• Шаблоны можно изменять и сохранять для использования в будущем.

00:45:16 Защита от изменений
• Защита фрагментов шаблона от изменений.
• Пример защиты ячейки с текстом "Наша школа".
• Возможность сохранения шаблона с защитой и его использования в будущем.

00:48:20 Создание документов по шаблону
• Команда "Создать по шаблону" для быстрого создания документов.
• Возможность работы с шаблонами без выхода из документа.
• Шаблоны рекомендуется хранить в единой папке для удобства.

00:49:38 Совместный доступ к шаблонам
• Использование общих папок для хранения шаблонов.
• Предоставление доступа к шаблонам коллегам.
• Возможность создания документов по шаблону и управления актуальностью.

00:52:29 Пример использования общих папок
• Пример заполнения графика присутствия по дням недели.
• Предоставление общего доступа к файлу для редактирования.
• Возможность управления правами доступа для сотрудников.

00:54:53 Проверка видимости исходной папки
• Проверка видимости исходной папки важна для доступа к документам.
• Наследуются права, которые могут не позволить увидеть документы.
• Важно правильно выстроить модель взаимодействия для доступа к документам.

00:55:52 Совместный доступ и работа с шаблонами
• Совместный доступ необходим для заполнения графиков присутствия.
• Работа с шаблонами и общими документами для коммуникации.
• Обсуждение работы с шаблонами в Microsoft Office.

00:56:34 Защита полей и облачная часть
• Защита полей внутри документа с помощью защиты от изменений.
• Использование облачной части для удобной работы с шаблонами.
• Вопросы и поддержка по продуктам можно задать на сайте.

00:57:46 Сохранение изменений и шаблоны
• Программа автоматически предлагает сохранять изменения при создании нового документа.
• В папке шаблонов по умолчанию можно хранить несколько файлов, но отображается только один.
• Возможность выбора нескольких шаблонов при создании нового документа.

01:00:21 Практика для студентов
• Поиск студентов для помощи в создании шаблонов.
• Возможность создания галереи шаблонов для обмена.
• Призыв к студентам предлагать свои шаблоны для использования.

01:01:11 Системные шаблоны и пожелания пользователей
• Автоматическая сортировка системных шаблонов.
• Пожелания пользователей по улучшению продуктов фиксируются и передаются разработчикам.
• Возможность участия пользователей в проектировании и развитии продуктов.

01:03:03 Завершение и прощание
• Призыв задавать вопросы и участвовать в развитии продуктов.
• Прощание и пожелание хорошего дня.

Материал подготовлен  Новые облачные технологии