Гибридная работа – это тяжело, но Microsoft Teams и Office 365 могут вам помочь

Совершившийся за последние 18 месяцев массовый переход на удалённую работу стал одним из наиболее значимых изменений в культуре труда со времён промышленной революции. Чтобы понять, как эти перемены влияют на клиентов и сотрудников Microsoft, мы регулярно проводим исследования и внутренние опросы. По данным недавнего отчёта Work Trend Index, за год, в течение которого мы отправили 160 000 человек работать из дома и взяли на дистанционную работу 25 000 новых сотрудников, процент сотрудников Microsoft, которые сообщают, что чувствуют себя вовлечёнными в рабочий процесс, вырос до рекордно высокого уровня – 90%.

Однако нет никаких гарантий, что эта тенденция сохранится во всё более сложном мире гибридной работы. Начнём с того, что изменились ожидания сотрудников. Отчёт Work Trend Index за прошлый год показал, что 73% сотрудников хотят продолжать работать удалённо, но 67% не хватает личного взаимодействия. Этот парадокс гибридной работы становится новой нормой, и объединить команду в таких условиях довольно сложно без специальной подготовки.

Большинство организаций не готовы к тому, что их сотрудники будут совмещать режимы удалённой работы и работы в офисе. Гибридная работа – это тяжело. Удалённые участники чувствуют себя невидимыми и неслышимыми. Сотрудники офиса хотят сделать рабочее пространство более открытым, но пока нет возможности проводить эффективные гибридные встречи. Яркий пример: в конференц-залах, где должно проходить большинство гибридных совещаний, нет необходимого оборудования, программного обеспечения или мебели для продуктивной работы в этом режиме. По данным Frost & Sullivan1, по всему миру почти 90 миллионов конференц-залов и только 7,8% оснащены видеосвязью, необходимой для эффективной коммуникации с удалёнными участниками.

Как и вы, мы всё ещё многому учимся, но, по нашему опыту, гибридные конференции являются ключом к построению успешной культуры работы. При хорошей подготовке они помогают участникам чувствовать себя вовлечёнными в процесс, обеспечивают среду и инструменты для улучшения связей, сотрудничества и производительности. Мы выделили три доступных для большинства компаний условия (А-Б-В), которые позволяют проводить успешные собрания и создавать прочную основу для гибкой культуры работы:

-Аудио. Чтобы убедиться, что все участники встреч могут быть услышаны во время выступлений, используйте сертифицированный Microsoft Teams динамик, если в зале нет AV-ресивера (см. наше IT-руководство по технологиям, необходимым для работы).

-Берите с собой ноутбук. Для личного участия в конференции возьмите с собой ноутбук и подключайтесь к встрече с работающей камерой и микрофоном в режиме «без звука». Теперь каждый может присоединиться к переговорам и активно в них участвовать — это стало новым стандартом встреч.

-Взаимодействие. Назначайте координатора встреч на каждом гибридном собрании. Координатор отвечает за присутствие членов коллектива и коммуникацию между ними, модерирует чат, следит за поднятыми руками и обеспечивает общий доступ к материалам встречи.

В июне мы объявили о новых функциях, предназначенных для поддержки открытых гибридных собраний. Среди них Front Row для Teams Rooms, обновлённый интерфейс Teams на Surface Hub* и улучшенное рабочее пространство Microsoft Whiteboard для обеспечения визуальной совместной работы независимо от того, находитесь вы в одном или в разных помещениях. И вот мы анонсировали следующую волну инноваций для Teams Rooms с нашими новыми интеллектуальными камерами.

В основе работы этих камер лежат три уникальные технологии:

-активное интеллектуальное отслеживание выступающих благодаря искусственному интеллекту, позволяющему камерам в помещении реагировать на звук, мимику и жесты, чтобы определять говорящего и приближать его на экране;

-несколько видеопотоков, которые формируют видеопанель на экране у каждого участника;

-распознавание лиц, благодаря которому имена зарегистрированных пользователей отображаются на экране конференции.

Использование интеллектуальных камер в сочетании с функцией динамического просмотра в Teams позволяет проводить такие встречи, на которых каждый может проявить себя и быть услышанным. По мере того как участники присоединяются к конференции, программа автоматически настраивает разнообразные элементы представления, чтобы удалённые сотрудники без проблем видели рабочее пространство и его элементы. Благодаря нашему тесному партнёрству с ведущими представителями отрасли, такими как Jabra, Heat, Poly и Yealink, эти функции будут доступны производителям оригинального оборудования (OEM-производителям) в ближайшие месяцы и будут обновлены в течение следующего года. Узнайте больше об этом в нашем блоге технического сообщества.

Чтобы улучшить взаимодействие между участниками конференций, мы обновляем режим компаньона в мобильной версии Teams. Теперь будет облегчён быстрый доступ к функциям взаимодействия, таким как чат, живые реакции и Microsoft Whiteboard. Кроме того, станет проще получить доступ к некоторым опциям управления, таким как возможность присоединиться к конференции, сформировать презентацию PowerPoint, отключить звук в чате, включить или выключить камеры и многое другое. Обновлённый режим компаньона станет доступен в ближайшие несколько месяцев.

Планирование встреч и взаимодействие также станут проще. Новые функции в Outlook позволят получать подробную информацию о том, когда и где работают коллеги, а также о том, как они будут участвовать в собраниях. Обновлённая опция Working hours даст возможность заполнять календарь с учётом особенностей рабочего графика, чтобы другие сотрудники смогли видеть, когда и где вы будете работать. Новая функция RSVP позволит указывать, будете вы присутствовать на встрече лично или онлайн, чтобы организаторы могли лучше подготовиться, забронировав комнату с аппаратурой для видеосвязи или взяв с собой оборудование для громкой связи. Новые возможности гибридной работы в Outlook начнут внедряться в начале следующего года.

Функция Hot desking на дисплеях Microsoft Teams позволяет пользователям находить и резервировать гибкие рабочие места в офисе. Забронируйте место с устройства или заранее с помощью Outlook или Teams и получите доступ к вашему личному календарю, чатам, встречам и многому другому. Дисплеи Teams можно использовать как автономное устройство или как второй экран при входе в систему. При выходе из системы вся личная информация будет удалена с устройства. Ожидается, что этот функционал будет доступен в Lenovo ThinkSmart view к концу 2021 года.

Мы постоянно стремимся создавать новые форматы работы. По нашим прогнозам, в будущем можно будет освободиться от графиков собраний, открыть для всех пользователей возможности выбора и гибкость расписания, а также создать все условия для того, чтобы докладчики проявляли себя с лучшей стороны. Мы хотим, чтобы всё — от ярких аватаров до впечатляющих встреч — служило идее объединения людей.

В прошлом многие предпочитали приходить в офис для проведения важной презентации, а сейчас мы делаем всё возможное, чтобы удалённые презентации стали максимально эффектными и качественными. Гибридные презентации не только демонстрируют контент, но и привлекают аудиторию такими невербальными сигналами, как мимика и жесты. Cameo — новое приложение для PowerPoint, которое легко интегрирует ленту с камеры в презентацию, позволяет настраивать отображение пользователя на слайдах и даёт рекомендации по компоновке для оптимального просмотра. Когда придёт время для выступления, используйте PowerPoint Live в Tеаms для впечатляющей удалённой презентации. Выпуск Cameo ожидается в начале 2022 года.

Мы стремимся создать открытую гибридную рабочую среду, позволяющую улавливать голоса всех участников конференции. Опция Speaker coach для Microsoft Teams на базе искусственного интеллекта даёт персональные рекомендации о темпе речи спикера. Также она способна уведомлять говорящего, если тот кого-то прерывает, и напоминает о необходимости проверки связи с аудиторией. Speaker coach для Microsoft Teams станет доступна в начале 2022 года.

Наша новейшая система автоматической коррекции освещения позволяет хорошо выглядеть на видеовстречах даже в условиях низкой освещённости. Коррекция освещения станет доступна в ближайшие месяцы.

Освободите рабочее место дома или в офисе и получите отличное качество звука с новой док-станцией Logi. Она оснащена встроенным громкоговорителем с сенсорным управлением, предназначенным для бесперебойной работы. Одним нажатием кнопки вы можете присоединиться к конференции, настроить звук и многое другое. Док-станция Logi станет доступна в ближайшие месяцы.

Гибкость организации работы достигается тогда, когда связь с коллегами и рабочими процессами остаётся тесной вне зависимости от того, где вы к ним подключаетесь. Наши последние инновации объединяют самые популярные приложения и возможности, чтобы помочь вам оставаться эффективными, сосредоточенными и связанными с коллегами в рамках гибридной работы.

С появлением Apple Car Play в Microsoft Teams в этом месяце вы можете присоединяться к конференциям и совершать звонки по громкой связи в дороге с помощью Siri.

Microsoft Viva добавляет в рабочий процесс общение, новые знания, идеи и элементы обучения. Благодаря Viva вы можете получать информацию о деятельности компании непосредственно из Teams. Также вы найдёте там персональные объявления, интервью с представителями компании и разделы, посвящённые ежедневной проверке здоровья и отчётам о расходах. В ближайшие недели мобильное приложение Viva Connections появится в предварительном доступе.

Использование приложений во время встреч Teams расширяет возможности взаимодействия в режиме реального времени и делает совместную работу более увлекательной и продуктивной. Теперь вы можете делиться контентом и работать с ним, не прерывая конференции, что позволяет оперативно браться за решение проблем и устраивать мозговые штурмы. Начните с приложений Miro, MURAL, Lucidspark и Freehand, в ближайшее время мы представим и ряд других. Узнайте больше в нашем блоге технического сообщества.

Переход к гибридной работе – интересный процесс, который тем не менее становится вызовом для каждого руководителя и организации. Компании, которые смогут адаптироваться к изменениям и проявить гибкость, создадут усовершенствованную и более открытую рабочую среду. В Microsoft мы стремимся поддерживать гибридную культуру работы, в которой гибкость приводит к успеху, поскольку позволяет нашим клиентам и сотрудникам работать в любом месте в любое время и тем самым даёт больше свободы для личного развития и благополучия.

Как и вы, мы учимся ориентироваться в изменениях в режиме реального времени. Вместе мы создадим новую эру гибридной работы, в которой сотрудники будут чувствовать себя ценными и вовлечёнными в общий рабочий процесс, а предприятия будут работать эффективнее.

*Примечание. Доступность и сроки выхода устройств и сервисов зависят от региона.ючевые российские и зарубежные эксперты в облачной разработке из Microsoft, GitHub, Red Hat и других компаний. Мероприятие пройдет онлайн, регистрация на него бесплатна.

Материал подготовлен  Microsoft