Опыт работы в области управления записями

Хотя открытость и доступ к записям улучшились за последние несколько лет, Закон о свободе информации (FOIA) и опыт управления электронными записями (ERM) все еще имеет некоторые возможности для улучшения. FOIA позволяет любому лицу запрашивать записи у агентства, и, если информация не освобождена от разглашения, агентство должно предоставить записи в течение 20 рабочих дней. Однако это часто работает не так, как планировалось. Внедрение FOIA имеет нюансы, которые делают процесс более длительным и сложным для всех участников. Это еще больше осложнилось пандемией. Многие сотрудники имеют ограниченный доступ к записям во время удаленной работы, особенно к конфиденциальным или секретным записям.

Самые большие проблемы FOIA

Для большинства команд FOIA их самыми большими проблемами являются:

-Коммуникация и внутреннее/внешнее сотрудничество

-Эффективное использование ресурсов для минимизации отставания и работы в команде

-Увеличение объема и сложности запросов FOIA

-Автоматизация архивирования документов в соответствии с мандатами Национального управления архивов и документации США (NARA)

-Высокая текучесть кадров на местах

Поскольку государственные учреждения стремятся решить эти проблемы, решения Adobe могут помочь с помощью стандартных отраслевых инструментов и автоматизации.



В 1991 году Adobe запустила революцию преобразования бумаги в цифровую форму

Представленный Adobe формат файла PDF/A был формализован Международной организацией по стандартизации (ISO) и NARA, который используется для архивирования и сохранения электронных документов. Кроме того, Adobe Acrobat является стандартом для формата портативных документов Министерства обороны (DoD) (PDF) и соответствует стандарту DoD 5015.2-STD.

Adobe Acrobat, Adobe Photoshop, менеджер цифровых активов (DAM), который является частью Adobe Experience Manager, могут быть использованы совместно для улучшения работы всех, кто участвует в запросах FOIA и управлении электронными записями (ERM). В большинстве случаев агентства, возможно, не подумали об использовании коммерческой готовой плотины (COTS) в качестве ERM и рабочего пространства для FOIA. Однако агентства могут управлять большими объемами цифровых активов, используя всю мощь контента и данных (структурированных и неструктурированных) для кураторства, совместной работы и распространения электронных записей из одного источника в другое место.

Решения Adobe являются гибкими и безопасными. Они могут существовать как локально, так и в облаке и работать в нескольких сетях. И решения Adobe, такие как Adobe Experience Manager, Adobe Creative Cloud для предприятий, Adobe Acrobat и Adobe Sign, авторизованы FedRAMP. Кроме того, агентства могут легко набирать сотрудников по технологиям Adobe Acrobat, Adobe Photoshop и DAM, чтобы помочь привлечь следующее поколение профессионалов FOIA.

Оптимизируйте свои бизнес-процессы с помощью приложений, которые вам нравятся

Для агентства, выполняющего запрос FOIA, требующий редактирования, потенциальный цифровой рабочий процесс с использованием решения Adobe может выглядеть следующим образом:

Как показано в этом примере рабочего процесса, Adobe Experience Manager содержит надежный редактор рабочих процессов. Это позволяет редактировать существующие процессы и этапы процесса. Вы можете легко адаптировать рабочие процессы к бизнес-правилам вашего агентства. Вы также можете добавить новые этапы процесса или расширить их с помощью Java или других прикладных служб.

Помогая рабочему процессу запроса FOIA, документы и содержимое могут быть проверены и удалены лицами, ответственными за редактирование. Редакторы могут выполнить поставленные задачи и переслать их рецензенту. Затем рецензент может выполнить рекомендуемые изменения, а затем опубликовать окончательный документ. Цифровые или электронные подписи, поддерживаемые Adobe Sign, могут использоваться для подтверждения исходной формы запроса и любых последующих сообщений, а также в процессе проверки/утверждения. Это позволяет агентствам отслеживать и проверять активы на протяжении всего их жизненного цикла для обеспечения соответствия всеобъемлющей структуре управления данными, соответствующей NARA, в областях управления метаданными, управления документами и контентом, управления безопасностью данных и управления качеством данных.

При наличии системы управления данными также существует живая запись о том, почему контент был отредактирован. Adobe Acrobat позволяет пользователям безвозвратно удалять конфиденциальную информацию из PDF-файлов с помощью мощных инструментов редактирования. Это решение также позволяет пользователям конвертировать и проверять файлы PDF/A в соответствии с требованиями NARA о переходе на электронное правительство.

Автоматизация обыденного

Поскольку Adobe Experience Manager интегрирован с Adobe Creative Cloud и другими приложениями, данные и контент могут быть доступны через веб-сервисы RESTful, другие API и сторонние решения, такие как ServiceNow, Microsoft Dynamics, Salesforce и SAP, для автоматизации повседневных процессов. Adobe Experience Manager также содержит надежный редактор рабочих процессов в браузере, а также существующие процессы и этапы процесса для адаптации к бизнес-правилам агентства.

Новые этапы процесса могут быть добавлены или расширены с помощью Java или других существующих служб приложений. Adobe Experience Manager может интегрироваться с электронной почтой для отправки уведомлений, содержащих ссылки, в Adobe Experience Manager при отправке HTML-форм или PDF-файлов, выполнении поставленных задач, обновлении проекта и многом другом. Ниже приведен пример того, как можно автоматизировать рабочие процессы в формате PDF.

Файлы могут быть получены из различных внешних источников, включая сканеры, внешние системы, папки для просмотра и многое другое, и сохранены в защищенном хранилище данных, в то время как Adobe Sign позволяет пользователям отправлять, подписывать, отслеживать и управлять процессами подписи в цифровом виде. При желании эти форматы могут быть преобразованы в обычный, повсеместный формат, такой как PDF/A. Например, агентство по обеспечению правопорядка и общественной безопасности Соединенных Штатов, которое занимается гражданскими вопросами, использует Adobe Experience Manager для создания регистрационного документа (совместимого с NARA) для более чем 30 000 транзакций в день для своей системы управления делами. Кроме того, метаданные могут быть применены к цифровым активам для классификации, поиска и других целей.

Adobe Experience Manager Forms работает с системой управления цифровыми правами (DRM) для обеспечения дополнительного уровня безопасности. Это обеспечивает защиту документов с помощью политик, отражающих чувствительность данных, что особенно полезно при удаленной работе.

Adobe может помочь

Adobe имеет долгую историю предоставления цифровых форматов документов, создав формат PDF/A более двух десятилетий назад. Обладая глубокими знаниями в области создания цифровых документов и управления ими, решения Adobe могут напрямую помочь снизить нагрузку на запросы FOIA и повысить качество предоставляемых услуг. Adobe обязуется продолжать предоставлять мощные цифровые решения для управления государственными учреждениями.

Материал подготовлен   Adobe