Хотя открытость и доступ к записям улучшились за последние несколько лет, Закон о свободе информации (FOIA) и опыт управления электронными записями (ERM) все еще имеет некоторые возможности для улучшения. FOIA позволяет любому лицу запрашивать записи у агентства, и, если информация не освобождена от разглашения, агентство должно предоставить записи в течение 20 рабочих дней. Однако это часто работает не так, как планировалось. Внедрение FOIA имеет нюансы, которые делают процесс более длительным и сложным для всех участников. Это еще больше осложнилось пандемией. Многие сотрудники имеют ограниченный доступ к записям во время удаленной работы, особенно к конфиденциальным или секретным записям.
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ПРОДУКТЫ: Adobe Creative Cloud для бизнеса набор приложений, сервисы и цифровой документооборот для рабочих групп. Приложения для создания графики, дизайна веб-страниц, обработки фотографий и видеороликов, включая Adobe Photoshop, Illustrator, InDesign, Spark и Acrobat Pro. Работа на ПК и мобильных устройствах.Подробнее>> Adobe Document Cloud (Adobe Acrobat Pro DC) решение для работы с файлами PDF Acrobat Pro DC, решение для работы с электронными подписями Adobe Sign, а также инструменты и сервисы для индивидуальных пользователей и предприятий обеспечат бесперебойную и безопасную работу.Подробнее>> Adobe Illustrator универсальная среда работы с векторной графикой обладает новыми возможностями прозрачности в градиентах и использования нескольких монтажных областей, которые позволяют открыть более эффективные способы работы..Подробнее>> Adobe Photoshop Lightroom программное обеспечение, которое станет незаменимым помощником в процессе работы с цифровыми изображениями. Обеспечивает ускорение процессов импорта фотографий, их обработки и демонстрации.Подробнее>>
Самые большие проблемы FOIA
Для большинства команд FOIA их самыми большими проблемами являются:
-Коммуникация и внутреннее/внешнее сотрудничество
-Эффективное использование ресурсов для минимизации отставания и работы в команде
-Увеличение объема и сложности запросов FOIA
-Автоматизация архивирования документов в соответствии с мандатами Национального управления архивов и документации США (NARA)
-Высокая текучесть кадров на местах
Поскольку государственные учреждения стремятся решить эти проблемы, решения Adobe могут помочь с помощью стандартных отраслевых инструментов и автоматизации.
В 1991 году Adobe запустила революцию преобразования бумаги в цифровую форму
Представленный Adobe формат файла PDF/A был формализован Международной организацией по стандартизации (ISO) и NARA, который используется для архивирования и сохранения электронных документов. Кроме того, Adobe Acrobat является стандартом для формата портативных документов Министерства обороны (DoD) (PDF) и соответствует стандарту DoD 5015.2-STD.
Adobe Acrobat, Adobe Photoshop, менеджер цифровых активов (DAM), который является частью Adobe Experience Manager, могут быть использованы совместно для улучшения работы всех, кто участвует в запросах FOIA и управлении электронными записями (ERM). В большинстве случаев агентства, возможно, не подумали об использовании коммерческой готовой плотины (COTS) в качестве ERM и рабочего пространства для FOIA. Однако агентства могут управлять большими объемами цифровых активов, используя всю мощь контента и данных (структурированных и неструктурированных) для кураторства, совместной работы и распространения электронных записей из одного источника в другое место.
Решения Adobe являются гибкими и безопасными. Они могут существовать как локально, так и в облаке и работать в нескольких сетях. И решения Adobe, такие как Adobe Experience Manager, Adobe Creative Cloud для предприятий, Adobe Acrobat и Adobe Sign, авторизованы FedRAMP. Кроме того, агентства могут легко набирать сотрудников по технологиям Adobe Acrobat, Adobe Photoshop и DAM, чтобы помочь привлечь следующее поколение профессионалов FOIA.
Оптимизируйте свои бизнес-процессы с помощью приложений, которые вам нравятся
Для агентства, выполняющего запрос FOIA, требующий редактирования, потенциальный цифровой рабочий процесс с использованием решения Adobe может выглядеть следующим образом:
Как показано в этом примере рабочего процесса, Adobe Experience Manager содержит надежный редактор рабочих процессов. Это позволяет редактировать существующие процессы и этапы процесса. Вы можете легко адаптировать рабочие процессы к бизнес-правилам вашего агентства. Вы также можете добавить новые этапы процесса или расширить их с помощью Java или других прикладных служб.
Помогая рабочему процессу запроса FOIA, документы и содержимое могут быть проверены и удалены лицами, ответственными за редактирование. Редакторы могут выполнить поставленные задачи и переслать их рецензенту. Затем рецензент может выполнить рекомендуемые изменения, а затем опубликовать окончательный документ. Цифровые или электронные подписи, поддерживаемые Adobe Sign, могут использоваться для подтверждения исходной формы запроса и любых последующих сообщений, а также в процессе проверки/утверждения. Это позволяет агентствам отслеживать и проверять активы на протяжении всего их жизненного цикла для обеспечения соответствия всеобъемлющей структуре управления данными, соответствующей NARA, в областях управления метаданными, управления документами и контентом, управления безопасностью данных и управления качеством данных.
При наличии системы управления данными также существует живая запись о том, почему контент был отредактирован. Adobe Acrobat позволяет пользователям безвозвратно удалять конфиденциальную информацию из PDF-файлов с помощью мощных инструментов редактирования. Это решение также позволяет пользователям конвертировать и проверять файлы PDF/A в соответствии с требованиями NARA о переходе на электронное правительство.
Автоматизация обыденного
Поскольку Adobe Experience Manager интегрирован с Adobe Creative Cloud и другими приложениями, данные и контент могут быть доступны через веб-сервисы RESTful, другие API и сторонние решения, такие как ServiceNow, Microsoft Dynamics, Salesforce и SAP, для автоматизации повседневных процессов. Adobe Experience Manager также содержит надежный редактор рабочих процессов в браузере, а также существующие процессы и этапы процесса для адаптации к бизнес-правилам агентства.
Новые этапы процесса могут быть добавлены или расширены с помощью Java или других существующих служб приложений. Adobe Experience Manager может интегрироваться с электронной почтой для отправки уведомлений, содержащих ссылки, в Adobe Experience Manager при отправке HTML-форм или PDF-файлов, выполнении поставленных задач, обновлении проекта и многом другом. Ниже приведен пример того, как можно автоматизировать рабочие процессы в формате PDF.
Файлы могут быть получены из различных внешних источников, включая сканеры, внешние системы, папки для просмотра и многое другое, и сохранены в защищенном хранилище данных, в то время как Adobe Sign позволяет пользователям отправлять, подписывать, отслеживать и управлять процессами подписи в цифровом виде. При желании эти форматы могут быть преобразованы в обычный, повсеместный формат, такой как PDF/A. Например, агентство по обеспечению правопорядка и общественной безопасности Соединенных Штатов, которое занимается гражданскими вопросами, использует Adobe Experience Manager для создания регистрационного документа (совместимого с NARA) для более чем 30 000 транзакций в день для своей системы управления делами. Кроме того, метаданные могут быть применены к цифровым активам для классификации, поиска и других целей.
Adobe Experience Manager Forms работает с системой управления цифровыми правами (DRM) для обеспечения дополнительного уровня безопасности. Это обеспечивает защиту документов с помощью политик, отражающих чувствительность данных, что особенно полезно при удаленной работе.
Adobe может помочь
Adobe имеет долгую историю предоставления цифровых форматов документов, создав формат PDF/A более двух десятилетий назад. Обладая глубокими знаниями в области создания цифровых документов и управления ими, решения Adobe могут напрямую помочь снизить нагрузку на запросы FOIA и повысить качество предоставляемых услуг. Adobe обязуется продолжать предоставлять мощные цифровые решения для управления государственными учреждениями.
«Центр развития открытых анимационных технологий "Проект Моревна"» переводит свои компьютеры на российские операционные системы производства «Базальт СПО». Это инициатива специалистов Центра: до недавнего времени они работали на зарубежной свободной ОС, но теперь предпочли перейти на отечественные — санкционно устойчивые, производительные, с доступной техподдержкой. Рабочие места в офисе и компьютерном классе оснастили ОС Simply Linux. По условиям вендора, она бесплатна для всех и отлично подходит для малого и среднего бизнеса, ИП, самозанятых, некоммерческих организаций и домашнего использования.
Экосистема решений «Лаборатории Касперского» обеспечит полную защиту корпоративной и промышленной инфраструктуры Абинского ЭлектроМеталлургического завода (АЭМЗ) — крупнейшего в металлургическом холдинге «Новосталь-М»
МойОфис, российский производитель офисного программного обеспечения для совместной работы с документами и коммуникаций, объявляет о поставке ПО «МойОфис Стандартный» Правительству Омской области. Новое офисное ПО будет установлено на рабочих компьютерах более 27 тысяч сотрудников всех органов власти и подведомственных учреждений Правительства Омской области.
Сотрудники — главный ресурс любой компании. Однако, в условиях турбулентности последних месяцев тревожность сотрудников растет в геометрической прогрессии, что напрямую бьет по бизнесу.
По данным опроса «Лаборатории Касперского»*, почти половина респондентов в России (49%) не знает, какие данные о них присутствуют в открытом доступе в интернете
По данным «Лаборатории Касперского», в январе — сентябре 2022 года в мире количество атак троянцев-шпионов на пользователей мобильных устройств увеличилось на 29% по сравнению с аналогичным периодом в 2021 году
Нам часто задают вопрос, чем программа «Стахановец» отличается от SIEM-систем? Поэтому мы решили сравнить свой продукт и SIEM-системы, чтобы у вас не осталось вопросов.
РЕКОМЕНДУЕМЫЕ ПРОДУКТЫ:
Ваши контактные данные не публикуются на сайте.